BAGAIMANA HOSPITALITY PROFESIONAL MELAKUKAN PRESENTASI BISNIS?

Sebagaimana bagan di atas, ia menemukan perbedaan mendasar, utamanya dalam hal knowledge. Penjual melihat pengetahuan mengenai produknya merupakan yang terpenting, sementara pembeli memandang pengetahuan mengenai perusahaannya adalah yang lebih penting. Ia menyarankan agar presenter menggali lagi kebutuhan audiensnya, sehingga presentasinya dapat dengan tepat menjawab kebutuhan tersebut. Keterampilan menjual ini sangat esensial terutama dalam bidang pelayanan, seperti restaurant services.

Dalam menentukan objektif dari sebuah presentasi, seseorang harus lebih dahulu menentukan perubahan yang akan terjadi pada audiens setelah mendengar presentasi tersebut. Langkah selanjutnya adalah menyusun presentasi tersebut dengan urutan Situation, Complication, Question dan Answer. Konsep ini diperkenalkan oleh Minto (2003), yang tidak lain adalah penerapan ajaran Aristotle mengenai story telling yang terdiri dari protasis, epitasis dan catasthrope. Tiga tahap ini adalah pola alami yang dilakukan manusia dalam berkomunikasi.

Kesalahan umum yang sering dilakukan presenter adalah memasukkan terlalu banyak teks ke dalam slide mereka. Hal ini disebut slideument, yang merupakan akronim dari slide dan document. Presenter mungkin bermaksud merangkum semua materi ke dalam slide, agar slide tersebut dapat dicetak dan didistribusikan kepada penonton sebagai handout. Ini menyebabkan audiens kehilangan fokus dan kesulitan memahami isi presentasi, karena materi yang ditampilkan melebihi kapasitas otak mereka dalam memproses informasi.

Memberikan presentasi bisnis di depan audience adalah kemampuan yang perlu dimiliki seorang hospitality professional. Mereka memberi paparan baik yang bersifat informatif maupun persuasif menggunakan beragam software seperti Powerpoint, Keynote atau Prenzi. Presentasi yang dipersiapkan secara efektif akan membantu audiens memahami materi yang dipaparkan oleh presenter. Presentasi yang baik juga mampu merubah sudut pandang atau cara berpikir penonton, sehingga mereka tergerak untuk melakukan apa yang diinginkan presenter. Karenanya, tugas presenter adalah mendapatkan perhatian penonton dan menjaganya agar mereka tetap berminat menyimak materi yang disampaikan, serta melakukan apa yang dipersuasikan dalam presentasi tersebut. Hal ini sangat penting untuk membangun kredibilitas dan brand awareness.

Namun, alih-alih mudah dimengerti dan mampu menggerakkan, kerap djumpai presentasi yang sulit dipahami dan tidak menggugah. Banyak presentasi dilakukan dan disaksikan oleh orang-orang yang berharap presentasinya lekas selesai. Pendapat serupa diungkapkan Reynold bahwa “most presentations remain mind-numbingly dull, something to be endured by both presenter and audience alike, or heavily decorated and animated”. Keduanya merujuk pada penyajian presentasi yang menjemukan bagi penonton, walaupun telah didekorasi dan dihiasi animasi. Menarik perhatian dan merubah sudut pandang audiens nampaknya membutuhkan tidak hanya desain tampilan visual, melainkan juga objektif yang jelas dan struktur presentasi yang tersusun dengan baik.

Namun, banyaknya presentasi yang disajikan dengan tidak efektif bukan disebabkan kurangnya kreatifitas atau kepiawaian para penyajinya. Presentasi yang berbelit dan tidak menggugah terjadi karena pembicaranya telah meniru kebiasaan yang buruk serta karena kurangnya kesadaran dan pengetahuan mengenai presentasi. Dengan sudut pandang lain, Roam (2009) menekankan bahwa kita tidak dapat menyalahkan perangkat seperti Powerpoint, Prenzi dan lain – lain. Hal yang menjadi masalah, menurut Roam, adalah “PowerPoint makes it too easy for us to become lazy”. Ia menjelaskan bahwa karena saat ini sangat mudah untuk menyajikan presentasi dengan software – software mutakhir, presenter menjadi tidak lagi berpikir dengan baik kata – kata apa yang perlu diucapkan; presenter menjadi tidak lagi berpikir mengenai apa yang betul – betul penting untuk disajikan, karena mereka dapat tinggal menampilkan banyak slide; dan yang paling buruk adalah presenter menjadi tidak lagi berpikir bagaimana rasanya menjadi penonton presentasi yang menjemukan.